AG Soluções Empresariais · Recepção humana e agenda
Secretária virtual para empresas: atendimento, agenda e triagem sem custo fixo ocioso
O serviço de Secretária Virtual da AG Soluções Empresariais organiza o atendimento receptivo de clientes, a triagem de mensagens comerciais, o agendamento de reuniões ou consultas e a confirmação ativa na véspera para empresas, clínicas e consultorias em Ribeirão Preto e em todo o Brasil — com atendimento humano e sem o custo de uma recepção presencial ociosa.
Para sócios, médicos, consultores e escritórios B2B que passam o dia em atendimento técnico e não podem perder novos clientes por demora no primeiro retorno do WhatsApp.
- Atendimento humano (sem chatbots robóticos)
- Confirmação ativa na véspera (redução de no-show)
- Google Agenda, Outlook ou sistema próprio
- Integrável a Rotinas Administrativas e BPO
Por Andréia Gonçalves · Atualizado em
Da mensagem no WhatsApp ao compromisso confirmado
Como a Secretária Virtual filtra contatos, protege seu foco e reduz faltas
Substituímos respostas apressadas no meio de uma reunião por quatro etapas humanas de acolhimento, qualificação, confirmação ativa na véspera e resumo diário.
Como seu cliente é recebido
Quatro ritos diários para que o cliente sinta que fala com alguém de dentro da sua empresa
Briefing de tom de voz, janelas e perguntas frequentes
Mapeamos duração de reuniões ou consultas, intervalos de deslocamento, horários protegidos e respostas institucionais.
Acolhimento humano, filtro e marcação ao longo do dia
Identificamos se é novo cliente, cliente ativo ou fornecedor, coletamos dados essenciais e registramos na agenda compartilhada.
Confirmação ativa na véspera dos compromissos
Confirmamos presença com antecedência, reenviamos links ou localização e liberamos a janela para encaixe quando há remarcação.
Resumo diário de agenda e recados para o gestor
No início e no encerramento do dia, você recebe a visão limpa dos compromissos confirmados e pendências que pedem sua palavra.
Organização de ponta a ponta
Para quem é indicada e como organizamos sua linha de frente
- Clínicas, consultórios e profissionais da saúdeSaúde
- Marcação de consultas e retornos, gestão de lista de espera e confirmação rigorosa na véspera.Ver nossa atuação no setor de Saúde →
- Consultorias, escritórios jurídicos, contábeis e engenhariaServiços B2B
- Protege o foco técnico dos sócios durante o dia sem deixar oportunidades comerciais sem resposta.
- Fronteira clara entre secretária virtual e recepcionista internaEscopo transparente
- Atendimento realizado dentro do horário comercial acordado em proposta; não inclui plantão 24h, telemarketing frio nem movimentação bancária. Caso sua operação passe a exigir recepcionista presencial CLT, conduzimos a vaga com garantia de 45 dias.
- Integração com gestão de e-mails e controlesBackoffice
- Some a agenda externa à organização interna de contratos e caixas de e-mail.Conhecer Rotinas Administrativas →
Entregáveis documentais · AG Consultoria de RH
Dossiê de Atendimento e Agenda
O que sua empresa passa a ter desde a primeira semana
- Roteiro personalizado de atendimento e triagem
- Guia alinhado com o gestor contendo tom de voz da marca, perguntas iniciais e regras de prioridade.
- Agenda compartilhada com organização diária
- Compromissos registrados com nome, contato, pauta e status visíveis no celular ou computador do sócio.
- Rotina ativa de confirmação na véspera (anti-faltas)
- Contato prévio com reenvio de endereço ou link de vídeo e reagendamento imediato em caso de imprevisto.
- Síntese diária de agenda e recados
- Resumo objetivo no início e no fim do expediente com tudo o que foi agendado ou aguarda decisão.
Crescimento assistido
Comece enxuto agora e migre para equipe própria quando o volume pedir
Muitas empresas adiam organizar o atendimento porque ainda não comportam uma contratação presencial. Com a AG Soluções, você profissionaliza a recepção hoje e, se no futuro precisar de secretária presencial em Ribeirão Preto, já temos o roteiro pronto para recrutar.
Dúvidas frequentes
Dúvidas frequentes sobre Secretária Virtual
Horários, canais atendidos, perfil humano e contratação.
Sua dúvida envolve um caso específico da sua empresa?
Conversar com a Andréia no WhatsAppO atendimento da secretária virtual é feito por robô ou por pessoa real?
É conduzido por pessoa real, treinada no tom de voz, nos serviços e nas regras de agenda da sua empresa. Fugimos de chatbots engessados que irritam clientes no primeiro contato.
Quando vale contratar uma secretária virtual em vez de uma recepcionista CLT?
Vale quando a maior parte dos contatos chega por WhatsApp, telefone e e-mail, sem necessidade de presença física para abrir porta o dia inteiro, ou quando o volume ainda não justifica encargos e estação física exclusiva.
A secretária virtual faz ligações frias de telemarketing (cold call)?
Não. O escopo é receptivo, de triagem comercial, gestão de agenda, confirmação de compromissos e follow-up organizado de recados — não realizamos disparos em massa nem telemarketing frio.
E se minha clínica ou empresa crescer e precisar de recepcionista presencial?
Como fazemos parte da AG Consultoria de RH, aproveitamos o roteiro já validado na operação virtual para selecionar sua profissional presencial com garantia de 45 dias.
Como é definido o valor mensal da secretária virtual?
O investimento é definido em proposta comercial após alinharmos o volume médio diário de contatos, quantas agendas serão gerenciadas e os canais incluídos.
Profissionalize sua agenda e o primeiro contato com clientes
Conte quantas agendas deseja organizar e qual o volume médio diário de mensagens.
Checklist do que organizamos nos primeiros dias de operação:
Mapeamento da rotina atual e calendário mensal
Levantamento de prazos fixos, documentos recorrentes, responsáveis internos e interface com a contabilidade.
Padronização de checklists e canal único de envio
Organização de pastas digitais, conferência prévia de lançamentos e eliminação de retrabalho de última hora.
Execução acompanhada com relatórios claros para o gestor
Você aprova o que é estratégico no banco ou na gestão e recebe a rotina conferida no prazo combinado.